未來工作型態:從疫情下大規模遠距實驗中一窺未來遠距合作的新可能性

過去一兩個月以來因為疫情開始在家工作之後,原本習慣每天進辦公室的上班族突然從面對面合作轉變為全遠距的工作型態,讓很多人措手不及。遠距在家工作為什麼沒有想像中容易?在家工作對我們與同事的合作關係帶來什麼影響?透過這場大規模遠距實驗,我們一起思考疫情後未來的新工作型態。

撰文/楊期蘭

過去一兩個月以來因為疫情開始在家工作之後,原本習慣每天進辦公室的上班族突然從面對面合作轉變為全遠距的工作型態,讓很多人措手不及,除了比較明顯能看到的網路連線品質以及硬體設備這些問題之外,還有許多無形的因素影響著每個人遠距工作的團隊氣氛以及工作效率。

如何解決上面提到的那些影響遠距合作的無形因素是人機互動領域中持續被探討的研究主題,這次的疫情讓更多研究者加入了解遠距合作的行列,微軟(Microsoft)從疫情造成大規模在家工作後就開始了一連串針對內部員工遠距工作的研究 [1],點出幾個目前大規模在家工作面臨的挑戰以及未來新工作型態的可能性。

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在家工作對創意、決策工作帶來的挑戰

在針對微軟不同地區分公司的研究指出,突然大規模的在家工作之後,有許多員工提到,需要創意類型的合作任務變得更難執行,在各種不同的遠距協作任務中,腦力激盪(brainstorming)與產出新想法(30%)被認為是最難以遠距進行的,其次是規劃(17%)、分享資訊(17%)以及解決問題(16%)。而且研究人員也發現如果在疫情之前已經有遠距合作經驗的話,對於在家工作就會有更高的適應力,工作模式與品質比較不會受在家工作影響太多 [2]。

除此之外,在家工作也讓決策進行得更沒效率 [3],雖然線上開會少了空間限制,一次會議可以容納很多人,這種表面上看起來更能廣納意見的會議,實際上卻是更難做決定。線上開會由於缺乏各種非語言線索,像是肢體語言、表情、人與人之間的物理距離等,這些缺乏的線索都會導致人們在線上開會的時候更難察顏觀色,許多人提到轉為線上後,自己更難影響決策(32%)或是提出異議(26%),導致團隊決策的難度提高、效率變差。線上會議不只更難做決定,也使得群體有更少的機會聽到不同的聲音,多人數的線上會議會讓本來就少發言的人更不願意發言,也更難找到時機點插入話題,而會議主持人也因為缺乏這些非語言線索的緣故,無法察覺在場有沒有想表達但是不好意思發言的人。

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遠距工作中的隱形弱勢:職場中的弱連結以及新夥伴

遠距在家工作帶來的另一個新問題是閒聊的機會變少,以往在辦公室裡我們有很多機會可以跟同事展開話題,看到對方桌子上擺的裝飾品可以是一個話題開啟的契機、起身走去倒咖啡的時候在途中遇到同事也可以閒聊一下週末過得如何,但是當所有人都在家工作之後,我們每次線上見面都是為了討論某個主題,在多人線上會議的場合中也幾乎沒有機會跟人閒聊,不像辦公室一樣可以小聲跟旁邊的同事說話,這些匱乏的閒聊時機讓我們跟同事們少了很多社交互動,對整體的工作滿意度還有合作品質都會有影響。

遠距在家工作對我們平時就合作密切或比較熟的同事們(強連結)可能影響不大,但是對於平常沒什麼合作機會或是幾乎只會互相打招呼的同事(弱連結)來說,遠距在家工作就容易因為缺乏閒聊時機點而讓我們跟弱連結的關係越來越疏離;除此之外,俗話說「見面三分情」,當我們跟同事們有先見過面或曾經待過辦公室一段時間再轉為線上合作,對彼此的印象與熟悉感都還能維持,因此在家工作可能影響不大,但是對於那些疫情期間才開始遠距線上加入公司的新夥伴們,在沒有面對面見面的情況下就要跟同事們建立信任的難度便大大提高。微軟在一份針對新進軟體工程師們的調查研究中 [4],發現遠距加入公司的新進員工們對其他同事展開社交感到困難,而這缺乏的社交互動也連帶影響了他們的生產力,分析發現,2020年新進員工參加會議的次數、時間、訊息與郵件往返的頻率、合作時間以及他們在公司內部的社交圈都相較於2019年的新進員工來得少。

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半遠距半實地的混合(Hybrid)模式

這份微軟的研究調查指出未來「半遠距半實地」的混合(Hybrid)模式可能會是最能讓員工保有工作彈性也能維持與同事們關係的工作模式 [1]。有不少員工都希望未來把創意類型的會議還有社交活動移到實體辦公室舉行,其他類型的合作或工作則可以遠距在家進行,而未來的會議規劃以及通訊軟體設計也更需要想辦法支援這種混合開會的模式。當一場會議中有一半的人在同一個會議室,而另一些人線上遠距加入,通常這種情況線上加入的人很容易因為不夠「具象」以及缺乏非語言線索而被為在實體會議室的人忽略,因此這項研究可以幫助公司管理者以及通訊軟體設計師們思考如何針對未來這種混合模式的工作型態提供相對應的支援。

 

 

作者:東京大學 學際情報學 楊期蘭 (搜尋「人機共生你我它」了解更多)

 

參考資料:

  1. Jaime Teevan, Brent Hecht, Sonia Jaffe, Nancy Baym, Rachel Bergmann, Matt Brodsky, Bill Buxton, Jenna Butler, Adam Coleman, Mary Czerwinski,Brian Houck, Ginger Hudson, Shamsi Iqbal, Chandra Maddila, Kate Nowak, Emily Peloquin, Ricardo Reyna Fernandez, Sean Rintel, Abigail Sellen,Tiffany Smith, Margaret-Anne Storey, Siddharth Suri, Hana Wolf, and Longqi Yang. 2021.The New Future of Work: Research from Microsoft into thePandemic’s Impact on Work Practices. Technical Report MSR-TR-2021-1. Microsoft.  https://www.microsoft.com/en-us/research/publication/the-new-future-of-work-research-from-microsoft-into-the-pandemics-impact-on-work-practices/
  2. Meghan Stockdale, Therese Okraku, Megan Brown, Jamie Miller, Bella Chiu, and Shelly Marston. 2020. Study of Impact on Information Worker Productivity. Microsoft (Internal).
  3. Sean Rintel, Abi Sellen, Advait Sarkar, Priscilla Wong, Nancy Baym, and Rachel Bergmann. 2020. 2020 Study of Microsoft Employee Experiences in Remote Meetings During COVID-19 (Project Tahiti). Microsoft Research. Retrieved from https://www.microsoft.com/en-us/research/project/meeting-during-covid-19/
  4. Brian Houck. 2020. Onboarding new hires during COVID-19. Microsoft (Internal)
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